Les solutions :

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1) Mettre l’information la plus importante au début du texte

En mettant l’information la plus importante au début du texte, elle sera lue. Ceci, même si le lecteur ou la lectrice ne va pas plus loin. Et elle sera mieux retenue.

Plusieurs ordres sont possibles : du plus important au moins important, du général au particulier, du simple au complexe, un ordre chronologique (Si X, alors Y).

Dans ma pratique de correctrice professionnelle, je fais attention au respect de l’ordre chronologique des événements. Je vérifie que l’introduction qui annonce un plan reprend le même ordre que les paragraphes qui vont suivre.

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2) Écrire sous forme de questions/réponses

En préparant son texte, le rédacteur a déterminé quelles questions le destinataire se pose, quelles informations il cherche. Écrire sous forme de questions/réponses permet au destinataire de se repérer.

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3) Ajouter des sous-titres ayant le même modèle

Des sous-titres doivent avoir la même forme grammaticale. Dans l'article que vous êtes en train de lire, c’est une numérotation, suivie d’un verbe à l’infinitif.

Cela aide le lecteur ou la lectrice à se repérer.

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4) Faire un paragraphe pour une idée

Par exemple, quand j’écris un e-mail, je sépare les différentes idées par une, voire deux lignes.

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5) Mettre en valeur de façon visuelle les éléments importants

• Faire des listes à puces

• Mettre un terme en gras (oui, comme en rédaction web)

 

Dans un e-mail, lorsque je pose une question au destinataire, je mets cette question à la fin d’un paragraphe. Ainsi, le point d’interrogation attire l’œil. (Auparavant, je laissais la question au milieu du paragraphe si j’avais écrit le paragraphe spontanément de cette façon.)

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6) Écrire des phrases courtes

En langage clair, il est recommandé d’écrire des phrases de moins de 20/25 mots.

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7) Faire des phrases directes, sans tourner autour du pot

C'est une nouvelle habitude à prendre, si, comme moi, vous écrivez souvent :

Avant :

« Je vous remercie par avance de bien vouloir... »

 

Dans un texte, il était écrit :

Avant :

« C’est tout naturellement que vous souhaitez savoir... »

J'ai reformulé ainsi :

Après :

« Tout naturellement, vous souhaitez savoir... »

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Pour vous donner un autre exemple, voici comment j’ai relancé une de mes clientes par e-mail.

 

Mon premier message disait :

Avant :

« Merci de me faire signe lorsque vous en saurez plus sur le planning, je pourrai ainsi accepter d'autres missions dans l'intervalle. »

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Voici mon second message. Mes questions sont visibles grâce aux points d’interrogation, aux retours à la ligne, et au saut de ligne avant la phrase d’explication.

Après :

« Pouvez-vous me préciser le planning ?

Quand pensez-vous pouvoir m'envoyer le document ?

Quand voulez-vous le recevoir corrigé ?

 

Je vous remercie de votre réponse, qui me permettra d'accepter d'autres missions dans l'intervalle. »

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Objectif n° 2 : le destinataire doit comprendre l’information

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Ne laissons pas la place à l'interprétation ! L'interprétation crée une certitude, qui peut être une fausse information.

• Le rédacteur est persuadé que les destinataires vont comprendre le message dans le sens dans lequel lui l'a pensé.

• Le destinataire est persuadé d'avoir compris correctement, il ne doute plus. Il interprète l'information, et la prend pour certaine.

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8) Simplifier le vocabulaire

Le plus grand nombre de personnes doivent comprendre les termes employés, immédiatement. Nous devons écrire pour la personne qui a le moins de connaissances sur le sujet. Utiliser un langage courant, se détacher d’un langage administratif : une révolution pour des administrations ou des compagnies d’assurances !

Un terme complexe doit être remplacé par son synonyme en langage courant : c’est la vulgarisation. Si ce synonyme n’existe pas, le terme complexe doit être expliqué.

On utilise le même mot sans synonymes, pour une notion. La répétition du même mot, pour qu’il n’y ait pas de confusion, est préférable à l’élégance de certaines tournures de phrase.

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9) Utiliser la voix active, éviter les négations

La voix active est du type « qui fait quoi », « Claude ouvre la porte ».

Parfois, le résultat est plus important que l’action. On utilise alors la voix passive : « quoi fait par qui », « la porte est ouverte par Claude ». Ici, la personne qui réalise l’action est précisée à la fin de la phrase. Cela complique la compréhension, notamment pour celui ou celle qui lit trop vite.

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Les négations sont du type « il ne fait pas », « il ne fait plus », « il ne fait jamais ». Si le « pas » a disparu, remettons-le !

On remplacera « il ne peut » par « il ne peut pas » :

Avant :

« Vous ne pouvez vous attendre à mieux. »

« C’est un ingrédient dont on ne peut se passer. »

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Avez-vous bien lu le « NE » ? La négation est peu marquée, ça peut être un piège. Pour lever les doutes, lorsque j’ai corrigé cette phrase j'ai écrit :

Après :

« Vous ne pouvez pas vous attendre à mieux. »

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Parfois, on peut retourner la phrase pour se passer de la négation :

Avant :

« Il n’en est pas moins efficace. »

Après :

« Il est tout aussi efficace. »

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10) Montrer quel mot est le sujet, quel mot est le verbe, et quel mot est le complément

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À la première lecture d’une phrase, le lecteur ou la lectrice doit comprendre quel mot est le sujet, quel mot est le verbe, et quel mot est le complément. Donc le plus simple, c’est de respecter l’ordre sujet/verbe/complément !

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Avant :

«  Le risque est d’autant plus élevé lorsqu’à ces facteurs s’ajoute une mauvaise alimentation. »

Quel est le sujet de « ajoute » ? J'ai reformulé ainsi :

Après :

« Le risque est d’autant plus élevé lorsqu’une mauvaise alimentation s’ajoute à ces facteurs. »

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On met le complément à côté du verbe.

Avant :

« Le tout est en prime fabriqué… »

Après :

« En prime, le tout est fabriqué… »

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On rapproche le nom et son complément.

Avant :

« Il faut lutter contre le sentiment, qui quelques fois existe, d’impunité. »

Après :

« Il faut lutter contre le sentiment d’impunité, qui existe quelques fois. »

 

Avant :

« Il faut bien se couvrir sur, et en dehors des pistes de ski. »

... sur quoi ?

Après :

« Il faut bien se couvrir sur les pistes de ski, et en dehors. »

 

Les mots-charnières peuvent être mis au début de la phrase, au lieu d’être noyés au milieu de la phrase.

Avant :

« Le système solaire combiné ne permet cependant pas de produire de l’électricité. »

Après :

« Cependant, le système solaire combiné ne permet pas de produire de l’électricité. »

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11) Vérifier les pronoms et les déterminants possessifs

 Qu’est-ce qu’un pronom ? C’est un mot qui remplace un nom, par exemple :

- je, tu, il

- me, te, lui

- celui-ci, celle-ci, ce dernier

- qui , lequel

 

Qu’est-ce qu’un déterminant possessif ? C’est un article, par exemple :

mon, ton, son

 

En général, dans un texte, on sait qui est « je » ou « nous », qui est « vous ». Mais il arrive que le rédacteur change de point de vue. Heureusement, la correctrice est là !

 

C’est parfois moins simple de savoir qui est « il » ou « elle ». Il arrive que la lectrice ou le lecteur soit perdu !

Par principe, un pronom renvoie toujours au dernier nom de même genre (féminin ou masculin) et de même nombre (singulier ou pluriel) que ce pronom. Est-ce bien le cas dans vos phrases ?

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Ainsi, j’ai lu dans 2 paragraphes :

Avant :

« Votre enfant s’est fait une bosse.

Si la douleur s’avère forte, vous pouvez lui donner du paracétamol. »

Est-ce que « lui » renvoie au dernier nom au singulier, donc « douleur » ?

Donnera-t-on du paracétamol à la douleur ? Je dirais non 😉.

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Dans ce cas, une seule solution : écrire deux fois « enfant », ce sera plus clair ! Le lecteur aura les éléments pour comprendre, même s’il a survolé le paragraphe précédent.

Après :

« Votre enfant s’est fait une bosse.

Si la douleur s’avère forte, vous pouvez donner du paracétamol à votre enfant. »

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Toutes ces recommandations sont faites par différents organismes qui pratiquent le langage clair.

Vous les retrouverez dans la fiche aide-mémoire du langage clair d’Anne Vervier.

Pour approfondir le sujet, je vous recommande ce PDF de 80 pages avec des exercices, gratuit, à télécharger :

Écrire pour être lu, par la Fédération Wallonie-Bruxelles. 2015

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Mes recommandations personnelles : la ponctuation et les chiffres

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En tant que correctrice de textes, j’applique bien sûr les règles d’usage de la ponctuation, et je mets la bonne ponctuation lorsqu’elle est obligatoire. Au-delà, je l’utilise beaucoup pour faciliter la bonne compréhension des textes par le public ciblé. C’est ma pratique personnelle, et je vous explique pourquoi !

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Les virgules

Dans certains cas, les virgules sont obligatoires selon les règles de langue.

Je vais plus loin, puisque j’utilise beaucoup les virgules pour mettre en valeur les mots qui vont ensemble.

• pour la clarté, quand les termes coordonnés sont longs et complexes

• quand leur construction grammaticale est différente

• quand le dernier élément contient un terme qui lui est propre (et qui, sans la virgule, serait rapporté aussi aux autres éléments)

• quand on veut mettre le dernier terme en évidence

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Avant :

« Camille a acheté de la salade, des brocolis et des tomates bien rouges. »

C’est correct au niveau de la langue. Le lecteur attentif sait que la salade et les brocolis ne peuvent pas être rouges. Donc son cerveau lui dit que « bien rouges » se rapporte seulement à « tomates » !

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Je peux aider le lecteur peu attentif, qui a lu le texte rapidement, et je peux m’assurer qu’il a bien compris. Donc je vais montrer que « bien rouges » renvoie uniquement à « tomates », en ajoutant une virgule :

Après :

« Camille a acheté de la salade, des brocolis, et des tomates bien rouges. »

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Cette utilisation de la virgule s’appelle la virgule d’Oxford.

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Les deux-points

Dans une phrase, j’utilise beaucoup le deux-points pour montrer que la seconde partie de la phrase explique la première partie.

 

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Les points-virgules

En plus des virgules, j’utilise le point-virgule pour montrer qu’il y a une hiérarchie, qu’il y a 2 sous-groupes comprenant chacun plusieurs éléments.

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Supprimer les parenthèses

Les parenthèses créent une rupture visuelle dans la lecture. Et elles signifient que le lecteur peut sauter la lecture des mots concernés. Or, quelque fois, c’est une information utile ! Je les supprime donc très souvent, en les remplaçant par des virgules lorsqu’il s’agit de quelques mots. Ou, lorsqu’une vraie phrase est entre parenthèses, et que c’est adapté au texte, j’en fais une phrase indépendante.

Avant :

Il faut être vigilant pour tout sport avec des mouvements répétitifs et causant des microtraumatismes (course à pied, football, danse, etc.).

Après :

Il faut être vigilant pour tout sport avec des mouvements répétitifs et causant des microtraumatismes : course à pied, football, danse, etc.

Dans cet exemple, le « etc POINT PARENTHÈSE POINT », qui est la forme correcte, devient « etc POINT ». Ça allège !

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Écrire les nombres en chiffres, et non en lettres

Voici un exemple de message envoyé à une cliente :

Avant :

« Afin d'évaluer le temps nécessaire et d'établir un devis, pouvez-vous m'envoyer une dizaine de pages de votre livre ? »

Après :

« Afin d'évaluer le temps nécessaire et d'établir un devis, pouvez-vous m'envoyer environ 10 pages de votre livre ? »

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Un dernier conseil

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Éviter des termes qui peuvent être confondus

Lorsque certains termes qui se ressemblent se retrouvent dans la même phrase, cela peut perturber le lecteur ou la lectrice.

Avant :

« Quel est leur principe de fonctionnement, et quels sont leurs principaux avantages ? »

Après :

« Comment fonctionnent-ils, et quels sont leurs principaux avantages ? »

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Avant :

« Tout d’abord, nous allons aborder...»

Après :

« Tout d’abord, nous allons évoquer... »